Wat is de aanleiding?
Bewustwording en kennisopbouw bij medewerkers zijn cruciaal voor de continuïteit van de bedrijfsvoering. Het belang daarvan wordt regelmatig onderschat. Goed getrainde medewerkers zijn noodzakelijk voor het organiseren en uitvoeren van steeds veranderende bedrijfsactiviteiten. Noodzakelijke veranderingen van bedrijfsactiviteiten kunnen zijn ingegeven door de financiële resultaten van een bedrijf of instelling (hierna: bedrijf) maar ook door bijvoorbeeld een veranderende vraag van klanten of wetgeving.
Een onverwachte situatie zoals een pandemie zorgt eveneens voor een blijvende verandering in de manier van werken. Mensen zullen deels op locatie en deels elders online hun werkzaamheden uitvoeren. De verschuiving naar deze hybride werkvorm vereist een blijvende investering in de ontwikkeling van bewustwording en kennisopbouw bij medewerkers.
Introductie van het ADKAR-model
Het vraagt van de bedrijfsleiding visie en lef een veranderings-proces in te zetten. Het ADKAR-model helpt bedrijven te veranderen en biedt inzicht in de veranderingscapaciteit. Bewustwording en kennisopbouw zijn bepalende onderdelen van het model. Zonder bewustwording en kennisopbouw bij medewerkers komt het veranderingsproces niet op gang.
Als de leiding doordrongen is van de noodzaak van veranderen en de aard en omvang van de veranderingen zijn bekend dan ontstaat het verlangen naar de uitkomsten van de verandering. Dan is de leiding bereid de veranderingen te faciliteren, erbij betrokken te zijn en ‘zijn of haar naam eraan te verbinden’.
Een veranderingsproces raakt betrokken medewerkers op verschillende organisatielagen en vraagt aan elke medewerker een geïndividualiseerd veranderingsproces te doorlopen. De leiding vraagt van medewerkers het veranderingsproces te omarmen, kennis op te doen en gedrag te veranderen. Een medewerker moet wel in staat zijn het gewenste kennisniveau te halen, moet de verandering willen volbrengen en beoogde resultaten kunnen overleggen. Het (beoogde) resultaat van een medewerker is mede afhankelijk van veranderingsresultaten van andere medewerkers.
Uitgaande van het collectieve bedrijfsbelang en de veranderingscapaciteit van medewerkers zal de leiding kiezen voor een samenhangende bewustwording en kennisopbouw. Het bestendigen van de resultaten van de verandering vindt plaats in de bedrijfscultuur, het opleiden en trainen van nieuwe medewerkers en georganiseerd te blijven.
Duthler Academy beheert voor een aantal bedrijfsactiviteiten trainingsprogramma’s die aansluiten op de veranderingsfases van het ADKAR-model en die uitgaan van de verschillende rollen die medewerkers vervullen binnen een bedrijf. Met behulp van deze trainingsprogramma’s organiseert een bedrijf zijn bedrijfsactiviteiten effectiever en kostenefficiënter. Een voorbeeld is het trainingsprogramma ‘beschermen van persoonsgegevens’ voor het organiseren van het beschermen van persoonsgegevens.
Wij nemen in dit artikel het trainingsprogramma beschermen van persoonsgegevens als voorbeeld om de dienstverlening van Duthler Academy toe te lichten.
Samenhangende kennisopbouw
Medewerkers in verschillende lagen van een organisatie dragen gezamenlijk én in samenhang een bedrijfsactiviteit. Duthler Academy betrekt de rolgedreven samenhang nadrukkelijk in het ontwikkelen en het beheren van expliciete kennis in haar trainingsprogramma’s.
De uitdaging is het opbouwen en beheren; het managen van kennis. Bij het opbouwen van kennis, het kennismanagement, gaat het om het expliciet maken van impliciete kennis in de hoofden van medewerkers. De bedrijfsleiding zorgt ervoor dat ervaren medewerkers intrinsiek gemotiveerd zijn hun kennis in woorden, metaforen en symbolen vast te leggen en door te geven aan andere medewerkers. De samenhang bestaat niet alleen in een bedrijfsactiviteit, maar ook tussen bedrijfsactiviteiten. Met behulp van het ‘vertrouwensnetwerk en verantwoorden’ organiseren van de reputatie van het bedrijf, en zakendoen met bedrijven die geaccrediteerd zijn, is dienstbaar aan het effectief organiseren van bedrijfsactiviteiten zoals verkopen en inkopen.
Met andere woorden, Duthler Academy biedt niet alleen trainingen en ziet wel wie zich inschrijft. Neen, het gaat erom dat medewerkers hun rol adequaat willen én kunnen vervullen binnen afdelingsteams. De bedrijfsomvang is daarbij van ondergeschikt belang omdat bedrijven met een beperkte bedrijfsomvang medewerkers aanwijzen die meerdere rollen vervullen. Elke rol kent een specifiek profiel die in een trainingsprogramma is uitgewerkt.
Zie tabel 1 waarin wij de samenhang hebben uitgewerkt.
Passende en effectieve logistiek
Duthler Academy ondersteunt bedrijven met het inrichten en beheren van een eigen leeromgeving. Met behulp van een passende en effectieve logistiek kunnen vakspecialisten en docenten van het eigen bedrijf bewustwordings- en trainingsprogramma’s beheren. Het Leer Management Systeem (LMS) van Moodle Workplace biedt Duthler Academy de mogelijkheid deze passende en effectieve logistiek aan te bieden.
De logistiek faciliteert het bedrijf ook met het operationaliseren van kennismanagement. In de bedrijfsspecifieke leeromgeving bouwt de reputatiemanager de gelaagde structuur van entiteiten, organisatie-eenheden, afdelingen en rollen op en koppelt de trainingscoördinatorde medewerkers aan de rollen. Deze fijnmazige opbouw is nodig om de medewerkers met de juiste training op het juiste moment te voorzien van bewustzijn, kennis en betrokkenheid zodat ze hun rol adequaat kunnen vervullen of een verandering kunnen doorvoeren. In figuur 2 laten wij de gelaagdheid van rollen en bedrijfsactiviteiten/ bedrijfsprocessen zien. Het beheren van deze gelaagdheid noemen wij ‘Legal Entity Management’ en dit wordt gefaciliteerd door het MYOBI vertrouwensnetwerk.
Terug naar het voorbeeld van het trainingsprogramma ‘beschermen van persoonsgegevens’. Voor het organiseren van het beschermen van bedrijfs- en persoonsgegevens maakt de manager privacy en informatieveiligheid gebruik van het trainingsprogramma ‘beschermen van persoonsgegevens’. De reputatiemanager laadt (en beheert) de gelaagde entiteiten, organisatie-eenheden, afdelingen en rollenstructuur uit de bedrijfsspecifieke omgeving van het bedrijf op het MYOBI vertrouwensnetwerk.
Op basis van de aanstellingsbrief voor de functionaris voor gegevensbescherming (FG) van de directie wijst de manager de rol van vakspecialist, de FG, toe aan een medewerker. De FG of andere vakspecialisten kunnen besluiten het trainingsprogramma bedrijfsspecifiek te maken. De manager wijst in overleg met afdelingshoofden privacy officers aan die vervolgens operationele medewerkers aanwijzen.
Vervolgens start het trainingsprogramma gericht op bijvoorbeeld de bewustwording, het trainen en opleiden van medewerkers gericht op het treffen van effectieve beheersingsmaatregelen, signaleren en opvolgen van incidenten en datalekken, het afsluiten van gegevensuitwisselings- en verwerkersovereenkomsten, het beheren van registers van verwerkingen en toestemmingen en het organiseren van de verantwoordingsplicht.
Een bedrijf bouwt stap voor stap meer effectief georganiseerde bedrijfsactiviteiten op. Dit veranderingsproces gericht op het verhogen van het volwassenheidsniveau ondersteunt Duthler Academy met een leeromgeving met trainingsprogramma’s.
Trainingsprogramma’s
Duthler Academy beheert samenhangende trainingsprogramma’s vanuit het perspectief van het bedrijfsbelang en het ADKAR-model. Vanuit het perspectief van het individu past Duthler Academy de taxonomie van Bloom toe. Toegewijde vakspecialisten en docenten van Duthler Academy onderhouden de trainingsprogramma’s, maken de trainingsprogramma’s bedrijfsspecifiek of, op verzoek van bedrijven, ontwikkelen bedrijfsspecifieke trainingsprogramma’s voor bedrijfsactiviteiten, voor het ondersteunen van veranderingsprocessen en voor het bestendigen van de resultaten van deze processen.
Als de leiding besluit de leeromgeving voor alle bedrijfsactiviteiten in te zetten dan groeit het trainingsprogramma. Soms wenst het bedrijf bepaalde trainingsprogramma’s intern te houden en andere programma’s juist te delen met andere bedrijven. Duthler Academy is bereid trainingsprogramma’s open te stellen voor anderen als deze programma’s voldoen aan de kwaliteitscriteria van het ‘opleidings- en examenreglement’ en eisen van accreditaties.
Professionele ondersteuning
De dienstverlening van Duthler Academy bestaat uit het beheren van samenhangende trainingsprogramma’s en het leveren van effectieve en beproefde logistiek waarmee elk bedrijf de eigen leeromgeving inricht en beheert. Met de servicedesk, een trainingsprogramma ‘kennismanagement’ en professionele ondersteuning zorgt Duthler Academy ervoor dat een bedrijf de beoogde toegevoegde waarde weet te verzilveren.
Voor het organiseren van de leeromgeving onderkennen wij in figuur 3 een aantal niveaus. De leiding van een bedrijf kan van Duthler Academy een leeromgeving afnemen (oranje). De leiding kan aan Duthler Associates vragen een professional aan te stellen die de kennismanagement voor het bedrijf (groen) kennisoverdracht en (blauw) bewustwording organiseert. De laatste stap sluit aan bij het organiseren en of begeleiden van veranderingsprocessen en het sonderen van de resultaten van deze processen.
Het trainingsprogramma ‘kennismanagement’ is opgezet vanuit het perspectief van de bedrijfsvoering én het perspectief van de medewerker. Het doel is medewerkers, op verschillende niveaus van de organisatie, de juiste kennis op het juiste moment aan te bieden om hun rol, binnen de samenhang van een bedrijfsorganisatie, adequaat te laten vervullen.
Voor het beschermen van bedrijfs- en persoonsgegevens pakt een manager of de FG het kennismanagement op. Hij of zij beheert de trainingsprogramma’s, traint de lokaal opgestelde privacy officers, operationele medewerkers die verantwoordelijke zijn voor kritische verwerkingen van persoonsgegevens en medewerkers waarvan een hoge mate van alertheid wordt gevraagd.
Als de personele capaciteit ontbreekt dan kan een bedrijf een beroep doen op professionals van Duthler Associates voor het organiseren van de leeromgeving gericht op het opbouwen van de bewustwording en kennisoverdracht of het gericht begeleiden van veranderingsprocessen.
Waarde, waar verkrijgbaar en kosten
De leeromgeving met passende trainingsprogramma’s en effectieve logistiek, biedt een bedrijf én de medewerkers toegevoegde waarde. Het bedrijf managet aantoonbaar trainingsprogramma’s voor medewerkers en medewerkers kunnen regie nemen in hun eigen kennisopbouw. Kennismanagement is een noodzakelijke randvoorwaarde voor het doorvoeren van succesvolle veranderingen bij het meer effectief organiseren van bedrijfsactiviteiten.
De uitdaging bij kennismanagement is het expliciet maken van impliciete kennis in de hoofden van medewerkers en vervolgens deze kennis onderhouden.
De omvang van de toegevoegde waarde hangt af van de bedrijfsvoering (het bewustzijn bij bedrijfsleiding, management en leiding van het belang van en verlangen naar adequaat georganiseerde bedrijfsactiviteiten), het slagen van het managen van impliciete kennis en de mate waarin de leeromgeving door het bedrijf wordt ingezet.
Wij realiseren ons dat toegevoegde waarde niet alleen een optelsom is van opbrengsten minus kosten. De leiding neemt ook kwalitatieve argumenten in ogenschouw. Het wordt echter wel een stuk aantrekkelijker als de kosten voor een leeromgeving binnen de perken blijven en een bedrijf, voordat het investeert in bijvoorbeeld een trainingsprogramma, de leeromgeving uit kan testen voor de eigen organisatie of voor een samenwerkingsverband.
Conclusies
Wij kunnen op basis van het bovenstaande een aantal conclusies trekken. De belangrijkste op een rij:
- Een leeromgeving met generieke trainingsprogramma’s biedt een organisatie de mogelijkheid bedrijfsactiviteiten effectief en kostenefficiënt in te regelen en verder te verbeteren;
- Medewerkers in verschillende lagen van de organisatie doen uit het trainingsprogramma relevante kennis en ervaring op. Hiermee overzien de medewerkers beter hun werkzaamheden en is er meer onderling begrip; en
- De kosten voor de leeromgeving zijn voor een belangrijk deel verdisconteerd in de services die worden afgenomen van MYOBI.
Vragen?
Voor zowel bedrijven met beperkte als met omvangrijke bedrijfsactiviteiten is het toepassen van een leeromgeving aantrekkelijk. Wij helpen u graag met het opbouwen van uw bedrijfsspecifieke businesscase. Neem gerust contact met ons op via +31 (70) 392 22 09 of servicedesk@duthleracademy.nl.
