Het effectief organiseren van bedrijfsactiviteiten – met behulp van bedrijfsprocessen ondersteund door IT-systemen – vraagt van management en medewerkers inspanningen en tijd. De inspanningen zijn niet eenmalig, maar vragen continue aandacht omdat i.) concurrenten met betere producten en services op de markt komen tegen lagere kosten, ii.) het organiseren van de bedrijfsactiviteiten effectiever kan door innovaties in ondersteunende IT-systemen toe te passen en iii.) omdat bedrijven wensen te voldoen aan (nieuwe) wettelijke en contractuele verplichtingen.

De bedrijfsleiding besteedt kortom permanent aandacht aan het opbouwen en mobiliseren van kennis bij het management en de medewerkers omdat het eenvoudigweg noodzakelijk is voor de continuïteit van de bedrijfsvoering.

De opbrengsten kunnen wij indelen in i.) het voldoen aan noodzakelijke randvoorwaarden voor een succesvolle bedrijfsvoering en ii.) hogere productiviteit en lagere kosten in vergelijking met de situatie waarin de bestaande situatie in stand zou worden gelaten (opportunity cost). 

A. Noodzakelijke randvoorwaarden

Het op niveau houden van kennis bij het management en de medewerkers om de bedrijfsprocessen effectief aan te sturen beschouwen wij als noodzakelijke voorwaarde voor de bedrijfsvoering. Het effectief beschermen van bedrijfsgeheimen voor strategisch essentiële processen is een andere noodzakelijke voorwaarde voor de bedrijfsvoering.

Wij kunnen een parallel trekken met het treffen van beheersmaatregelen om persoonsgegevens te beschermen. Voor deze gegevens bestaan wettelijke eisen waaraan een bedrijf aantoonbaar dient te voldoen. Als er sprake is van non-compliance dan kan de toezichthouder (Autoriteit Persoonsgegevens) maatregelen opleggen zoals boetes of een last onder dwangsom die impact kunnen hebben op de bedrijfscontinuïteit. 

B. Opbrengsten

Het op het juiste kennisniveau brengen van management en de medewerkers maakt het mogelijk adequaat te reageren op concurrenten door in producten en diensten te innoveren, te verbeteren en goedkoper te maken, of te reageren op concurrenten. De kennisontwikkeling zorgt voor meer omzet of het behoud van omzet. 

Een bijzondere opbrengstcategorie zijn de opportunity costs die ontstaan als een bedrijf investeert in kennisontwikkeling van medewerkers. De voortbrengingskosten van producten en diensten worden namelijk lager ten opzichte van de situatie waarin het bedrijf niet investeert in kennisontwikkeling.

Het duiden en berekenen van opbrengsten is bedrijfsspecifiek. Door voordelen van kennismanagement te noemen kunnen businesscases gemaakt worden:

• Voor alle bedrijfsactiviteiten is er overzicht en inzicht in het kennisniveau van het management en de medewerkers in hun specifieke rollen;
• Gefundeerd kan de noodzaak van bewustwordings- en trainingsprogramma’s op het niveau van afdeling, rol en medewerker bepaald worden;
• Op een gebruiksvriendelijke en effectieve wijze worden rolgedreven bewustwordings- en trainingsprogramma’s ontwikkeld, toegepast en beheerd. De bedrijfsspecifieke leeromgeving biedt de logistiek om de programma’s gericht en succesvol toe te passen, en wordt de organisatie van bedrijfsactiviteiten effectiever;
• De leeromgeving geeft inzicht in de inspanningen en resultaten van medewerkers. Dit overzicht geeft inzicht in de effectiviteit van beheersmaatregelen gericht op compliance met wettelijke en contractuele verplichtingen; en
• Het kennismanagement van medewerkers is individueel, doeltreffend, overzichtelijk en beheersbaar.

De licentiekosten van een bedrijfsspecifieke leeromgeving zijn voor een bedrijf afhankelijk van het aantal gebruikers en de programma’s. Het berekenen van de operationele kosten is afhankelijk van de volgende inschattingen:

• Inspanningen van de medewerkers; en
• Desgewenst inzet van professionals.

De kosten voor het ontwerpen, samenstellen, testen, beheren en toepassen van bewustwordings- en trainingsprogramma’s is moeilijk in te schatten. Het hangt af van de aard en omvang van de bedrijfsactiviteiten, de doelgroep en de vaardigheden van de trainingscoördinator.