Implementeren en beheren van uw leeromgeving

Een technische implementatie bestaat uit het beschikbaar maken van uw leeromgeving in Moodle Workplace onder een (sub)domein (URL) dat door u wordt bepaald en aangemaakt. Uw websitebeheerder maakt een specifieke URL aan voor de leeromgeving. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de volgende URL’s:

• leeromgeving.klantnaam.nl
• learning.klantnaam.nl
• kennismanagement.klantnaam.nl

Wij ontwikkelen met u een thema in de huisstijl van uw bedrijf of instelling. Het logo, de kleuren en afbeeldingen maken de leeromgeving vertrouwd voor gebruikers (bijvoorbeeld interne en externe medewerkers, leerlingen en studenten, klanten en leveranciers). Wij bevelen aan een vloeiende overgang van uw website naar uw leeromgeving te maken. Dit zorgt ervoor dat gebruikers snel vertrouwd raken met de leeromgeving en gebruik willen maken van de programma’s. Uw leeromgeving is natuurlijk hét visitekaartje naar uw klanten en/of medewerkers.

Beheren van de interne organisatie

Een interne functionele bedrijfsorganisatie bestaat uit afdelingen en een afdeling bestaat uit rollen. Het beheren van een dergelijke organisatiestructuur is nodig voor een effectieve kennismanagement logistiek. Wij hebben een verzameling van rollen met taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden in de leeromgeving benoemd. Denk aan rollen voor de ‘opleidingsmanager’ en ‘manager trainingsprogramma’s’ van het bedrijf en ‘trainingscoördinator’ van afdelingen verkoop, inkoop, personeelsmanagement, en dergelijke. Met de rollen ‘Functionaris voor Gegevensbescherming (FG)’ en ‘(Chief) Informatie Security Officer (ISO)’ organiseert u het beheer van uw leeromgeving.

Voor het beheren van de interne organisatie kan een bedrijf gebruikmaken van de volgende mogelijkheden:

• In samenwerking met SBRPowerhouse hebben wij een geautomatiseerde relatie gelegd tussen een SBC Managementsysteem en de leeromgeving. Het voordeel van deze relatie is dat de juridische en functionele structuur uit het SBC Managementsysteem geautomatiseerd toegepast en onderhouden wordt in de leeromgeving; 
• Wij hebben gezorgd voor een geautomatiseerde koppeling gericht op gebruikers (bijvoorbeeld medewerkers en klanten). Hier verbinden de ‘opleidingsmanager’ en de ‘trainingscoördinatoren’ gebruikers aan rollen; en
• Desgewenst kan een bedrijf de verzameling rollen uitbreiden.

Medewerkers toewijzen aan rollen en bevoegdheden

Een bedrijf of instelling, de ‘trainingscoördinator’, wenst haar interne en externe medewerkers te koppelen aan rollen van de leeromgeving. Deze stap is mogelijk door de medewerkers op te voeren in de leeromgeving of gebruik te maken van het SBC Managementsysteem waarin de interne en externe medewerkers zijn opgenomen. Vervolgens koppelt de ‘trainingscoördinator’ de medewerkers aan rollen.

Dit is één van de belangrijkste stappen bij het implementeren en beheren van de leeromgeving omdat het bepalend is voor de organisatie van het kennismanagement. 

Nieuwe releases en kosteninschatting

IT-leveranciers verbeteren hun diensten en bieden steeds meer functionaliteiten. Wij testen, in samenwerking met eFaktor, nieuwe releases uit en schatten het moment in wanneer de nieuwe releases veilig aangeboden kunnen worden aan de gebruikers van de leeromgevingen. 

Gebruikers van de leeromgevingen vragen aan de Functionality Board om aanpassingen die op een ontwikkellijst worden gezet. De Functionality Board stelt een release-agenda samen en werkt deze met eFaktor uit.Samen met eFaktor besteden wij tijd en middelen aan het technisch beheren van de leeromgevingen.

Voor de leeromgeving en de trainingsprogramma’s hanteren wij licenties. Ook zijn er ‘losse trainingsprogramma’s, zoals de Opleiding FG om af te nemen. Zie voor meer informatie de gebruikerslicentiekosten.

Het functioneel beheer is gericht op het implementeren, beheren en toepassen van trainingsprogramma’s. Uiteindelijk gaat het erom dat het management en medewerkers zich bewustworden van het doorvoeren van potentiële verbeteringen in processen waarmee bedrijfsactiviteiten effectief zijn georganiseerd. Het bewustzijn leidt tot een vraag naar kennis en trainingen. In termen van leren ontstaan hier leerpaden die met programma’s en de logistiek van de leeromgeving ondersteund worden.

De centrale vraag is: ‘wat wilt u bereiken met uw leeromgeving, de categorieën van cursussen en trainingsprogramma’s gericht op het versterken van de kenniscapaciteit van de medewerkers?’

Wij bieden u trainingsprogramma’s zoals kennismanagement en beschermen van persoonsgegevens. Onze professionals onderhouden deze trainingsprogramma’s. U kunt deze trainingsprogramma’s inzetten voor uw eigen medewerkers. Ook kunt u de trainingsprogramma’s gebruiken als een voorbeeld voor het ontwikkelen van uw eigen categorieën van cursussen en trainingsprogramma’s.

Wij reiken u methoden aan voor het ontwikkelen van categorieën van cursussen en trainingsprogramma’s, leren u de basis van Moodle Workplace en hoe een (interactieve) cursus kan worden ontworpen, ontwikkeld, beheerd en toegepast. Hierbij laten wij zien hoe leerprocessen of leerpaden in de logistiek van de leeromgeving opgenomen kunnen worden. Uiteindelijk ontstaan uw eigen trainingsprogramma’s. 

De opgedane kennis biedt u de mogelijkheid gefundeerd te kiezen voor een effectief functioneel beheer van de trainingsprogramma’s. Hierbij zijn wij graag bereid u te ontzorgen waar dat past.

Categorieën van cursussen en trainingsprogramma’s 

Wij zouden de categorieën van cursussen kunnen zien als bibliotheken waaruit u trainingsprogramma’s samenstelt. Veelal zijn er twee bibliotheken, één van u en één van ons.

Een voorbeeld van een verzameling trainingsprogramma’s is beschermen van persoonsgegevens. In deze trainingsprogramma’s onderkennen wij een reeks aan programma’s voor heel het bedrijf. Het bewustwordingsprogramma is gericht op kennisoverdracht op de werkvloer. De ‘trainingscoördinatoren’ zullen na het volgen van de bewustwordingstrainingen behoefte hebben aan trainingsprogramma’s met diepgang. Het trainingsprogramma gaat zo ver dat er een volledige opleiding voor de functionaris voor gegevensbescherming (FG) en/of de privacy officer is opgenomen, de Opleiding FG. 

Afhankelijk van het niveau van de rol van een medewerker (uitvoerend operationeel of management) selecteert u passende trainingsprogramma’s of leerpaden voor uw medewerkers. Wij hebben in de leeromgeving hiervoor een rol gecreëerd, de ‘opleidingsmanager’.

De bedrijfsleiding kan de ‘opleidingsmanager’ de opdracht geven voor de primaire bedrijfsactiviteiten een eigen bibliotheek met de categorieën van cursussen en trainingsprogramma’s samen te stellen en te onderhouden. Het doel van leren is bepalend voor het ontwerp van de categorieën van cursussen en trainingsprogramma’s. Onderdeel van de functionele implementatie is het bespreken van een aanpak voor het opbouwen, het beheren en het toepassen van de trainingsprogramma’s.

Rapportage

Op door u bepaalde momenten ontvangt u een rapportage over de resultaten van het toepassen van trainingsprogramma’s. De reikwijdte voor de ‘opleidingsmanager’ zijn de bedrijfsactiviteiten en voor de ‘trainingscoördinator’ de activiteiten van de afdeling. Uiteraard ontvangt de medewerker ook de resultaten van het opbouwen van kennis.

Het ontwerpen van de rapportage en de rapportagefrequentie kan de ‘opleidingsmanager’ bedrijfsspecifiek maken. Uiteraard kan dit in een later stadium altijd nog worden aangepast of uitgebreid.

Kosteninschatting

Een bedrijf kan besluiten gebruik te maken van onze professionals voor het functioneel implementeren van de leeromgeving en passende trainingsprogramma’s. Wij hanteert een uurtarief vanaf € 110 exclusief kosten en btw. Uiteraard is het ook mogelijk dat bedrijven strippenkaarten van 24 en 48 uur afnemen.

Het kennismanagement goed organiseren resulteert in betere aansturing van bedrijfsprocessen waarmee bedrijfsactiviteiten effectief georganiseerd zijn. Afhankelijk van de aard en omvang van de bedrijfsactiviteiten én de kenniscapaciteit van de medewerkers is er een bedrijfsbelang het kennismanagement doortastend op te pakken.

Het gaat allemaal om de vraag: ‘wat verwacht de bedrijfsleiding van kennismanagement, wat zijn de risicofactoren van het uitblijven van kennisontwikkeling en wat is de aanpak voor het goed organiseren van kennismanagement?’

Uitgaande van een technische en functionele implementatie van de leeromgeving en passende trainingsprogramma’s gebruiken wij veelal het ADKAR-model voor het vinden van antwoorden op bovenstaande vragen. Welke didactische werkvormen, leeractiviteiten en leerpaden kunt u inzetten om de leerdoelen te bereiken? Wij werken graag met u en de opleidingsmanager samen het kennismanagement voor te bereiden, uit te proberen, trainingscoördinatoren te betrekken, cursussen te maken en programma’s ten behoeve van rollen samen te stellen. Vervolgens bent u in staat de gewenste en de gedragen veranderingen projectmatig door te voeren. Tijdens deze processen wordt naast het realiseren van de leercontent ook kennis overgedragen. 

Zie blogs: Wat is het ADKAR-model? en Bewustwording creëren voor verandering.

Implementatie- en beheerplan

Een technische en functionele implementatie van uw leeromgeving en trainingsprogramma’s maakt het mogelijk kennismanagement te richten op het verbeteren van de organisatie van specifieke bedrijfsactiviteiten. 

De aanleiding hiervoor kan zijn dat bedrijfsactiviteiten effectiever georganiseerd moeten worden. Hiervoor is het nodig de kennis van het management en de medewerkers te versterken waarmee bedrijfsprocessen worden aangestuurd.  De inspanningen gericht op het versterken van de kenniscapaciteit zijn veelal niet eenmalig maar vragen continue aandacht. 

De aanleiding kan ook betrekking hebben op het moeten organiseren van nieuwe bedrijfsactiviteiten of het wegvallen van aanwezige kennis. Steeds meer komt het voor dat de wetgever aanvullende eisen stelt die de bedrijfsactiviteiten en -processen beïnvloeden. Het komt ook voor dat leveranciers nieuwe versies van hun IT-systemen introduceren waarmee de bedrijfsprocessen beter ondersteund worden.  

Goed getrainde medewerkers zijn noodzakelijk voor het organiseren en uitvoeren van steeds veranderende bedrijfsactiviteiten. Dit vraagt om een continue kennisontwikkeling of kennismanagement bij het management en de medewerkers. De leeromgeving en trainingsprogramma’s ondersteunen kennismanagement.

De opleidingsmanager beheert het kennismanagement van een bedrijf door steeds de effectiviteit van de programma’s te beoordelen en desgewenst de programma’s aan te passen en nieuwe programma’s op te nemen. Succesvolle programma’s zijn door de medewerkers van een afdeling, in het bijzonder de trainingscoördinator, opgezet, uitgewerkt en toegepast. Voor didactische vraagstukken kan de hulp van een (externe) onderwijskundige ingeroepen worden. Dit geldt ook voor het verzamelen en presenteren van de content. 

Op hoofdlijnen onderkennen wij de volgende stappen:

1. Onderkennen van de leerdoelen en leerpaden. Welke kennis is essentieel voor het adequaat functioneren van een doelgroep. Tijdens de bewustwordingsfase gaat het bij de doelgroep om de vraag: Waarom moet ik veranderen? Wat heb ik eraan of wat levert het mij, mijn afdeling en het bedrijf (ook in deze volgorde) op? Pas als in de doelgroep consensus bestaat over de noodzaak om te veranderen dan kan de ‘trainingscoördinator’ de leerdoelen en leerpaden ontwerpen.
2. In de trainingsprogramma’s krijgen de leerpaden een plaats. Na een succesvolle pilot met een selecte groep opent de ‘opleidingsmanager’ en of ‘trainingscoördinator’ het kennismanagement voor een relevante groep met medewerkers door hun rollen aan de programma’s te koppelen. 
3. De opleidingsmanager, de trainingscoördinator en het managent monitoren de resultaten van dit gerichte kennismanagent. De resultaten kunnen aanleiding geven de aanpak en of de programma’s bij te sturen. Naadloos ontstaat het beheer van de betreffende programma’s door de trainingscoördinator.

Het kennismanagement ondersteunen met een leeromgeving en trainingsprogramma’s zorgt ervoor dat de verantwoordelijke medewerkers voor het laten functioneren van bepaalde onderdelen van de bedrijfsvoering gericht bezig zijn met kennisontwikkeling.

Wij zorgen voor de randvoorwaarden voor de leeromgeving en trainingsprogramma’s. Met behulp van de kennisbank en het programma kennismanagement kunt u uw bibliotheek met categorieën van cursussen en programma’s samenstellen, beheren en toepassen. Op afroep adviseren wij u en desgewenst zorgen wij voor de bedrijfscontinuïteit van uw leeromgeving en programma’s.

De regie over de logistiek van de leeromgeving en programma’s ligt bij het bedrijf, de bedrijfsleiding, de opleidingsmanager en de trainingscoördinatoren. Desgewenst adviseren wij over en voeren onderdelen uit van het kennismanagement. Adviezen kunnen gaan over het opbouwen en de instandhouding van kennismanagement of het gezamenlijk samenstellen en uitwerken van cursussen ten behoeve van leerpaden van programma’s. De cursussen van het programma kennismanagement kunnen in-house worden afgenomen. Tijdens de voorbereiding spreken wij voor uw specifieke situatie strategisch bedrijfsmatige, tactische en operationele vraagstukken af (bijvoorbeeld ontwerpen en samenstellen cursussen en het gebruik van H5P).

Kennismanagement staat in dienst van het opbouwen van de kenniscapaciteit van het management en de medewerkers die bedrijfsprocessen en IT-systemen aansturen. Onze rol kan slechts adviserend en operationeel zijn. De ervaring leert dat heldere afspraken over samenwerken leiden tot goede resultaten.

De aard en omvang van kennismanagement en de mate waarin de leeromgeving en trainingsprogramma’s dit management ondersteunen kan ruimte geven voor een operationele inzet van onze professionals. De operationele werkzaamheden hebben betrekking op het opbouwen en beheren van categorieën van cursussen en het samenstellen van programma’s.

De ‘trainingscoördinatoren’ bieden medewerkers en studenten relevante trainingsprogramma’s aan. Het beoordelen van de resultaten van het voeren van de trainingsprogramma’s vormt input voor de bedrijfsleiding en het management aanpassingen in de content en de leerpaden aan te brengen.

Het komt voor dat kennis over kennismanagement wegvalt. Wij kunnen het management overnemen en zorgen dat andere medewerkers opgeleid worden en op hun beurt het management overnemen. Hiermee is de bedrijfscontinuïteit van het kennismanagement geborgd.