Bewustmaken belang van beschermen bedrijfsgeheimen

1.499 exclusief btw

Elk bedrijf heeft bedrijfsgeheimen. Iedereen beseft dat bedrijfsgeheimen essentieel zijn voor de bedrijfscontinuïteit en dat slechts onder regie gegevens gedeeld mogen worden. De noodzaak van het inventariseren en documenteren van bedrijfsgeheimen en treffen van effectieve beheers- en beveiligingsmaatregelen is veelal een ‘eye opener’.

In deze inhouse workshop gericht op het bewustmaken van management en medewerkers voor het ‘waarom van het’ beschermen bedrijfsgeheimen heeft als doel de kennis en veranderingscapaciteit van de organisatie of afdeling op niveau te brengen.

Categorie:

De bedrijfsleiding geeft aan welke bedrijfs- en persoonsgegevens vallen onder bedrijfsgeheimen en hoe en door wie de bedrijfsgeheimen gebruikt mogen worden. Het kennen van de lijst met bedrijfsgeheimen geeft een indruk van het de impact op de bedrijfsvoering van het verliezen van bedrijfsgeheimen. Hiermee ontstaat een businesscase en een plan van aanpak adequaat met bedrijfsgeheimen om te gaan.

Veel bedrijfsgeheimen zijn niet beschikbaar als expliciete kennis. Het is gebruikelijk dat medewerkers (on)bewust kun kennis afschermen door de kennis impliciet te laten en pas als het nodig is de impliciete kennis toe te passen. Als de organisatie door een veranderingsproces gaat kan impliciete kennis tot verstoringen, en soms tot mislukte implementaties, leiden.

Het rigide vertrouwelijk houden van bedrijfsgeheimen kan leiden tot verstoringen bij innovatie- en verkoopprocessen. Het praktisch een onderscheid te maken tussen gegevens over bedrijfsgeheimen die in rust zijn en gegevens die onder regie gebruikt worden. Bedrijfsgeheimen in rust zijn goed opgeborgen en onder regie maakt het bedrijf afspraken met haar partner over de gegevensset, het gebruik, de rollen die toegang hebben tot de gegevens en het “teruggeven” van de gegevens.

Er is een wettelijk kader voor het beschermen van bedrijfsgeheimen in een gebruikscyclus, de Wet bescherming bedrijfsgeheimen (Wbb). Deze wet verstaat onder een bedrijfsgeheim:

  • Het moet geheim zijn; én
  • Het heeft handelswaarde omdat het geheim is; én
  • Het is beveiligd om geheim te houden.

Deze wetgeving vereist een goede organisatie van de bedrijfsgeheimen én het toezien dat beheers- en beveiligingsmaatregelen werken; de maatregelen effectief zijn.

Het treffen van beheers- en beveiligingsmaatregelen heeft betrekking op:

  • Het kennen en documenteren van de bedrijfsgeheimen. Het betreffen bedrijfsgegevens en/of persoonsgegevens zijn. Veelal zijn het beiden. Vaak worden deze gegevens niet als bedrijfsgeheim onderkend omdat dagelijks met deze gegevens wordt gewerkt door meerdere medewerkers. Soms worden deze gegevens ook met derden gedeeld. Pas als er ongewenst gebruik wordt gemaakt van de gegevens, dringt meestal het besef door dat deze gegevens beschermd hadden moeten worden;
  • Voor het onder regie delen van bedrijfsgeheimen zijn contractuele afspraken met partners nodig;
  • Het gewenste gedrag van interne en externe medewerkers vormt een essentiële beheersmaatregelen voor het beschermen van bedrijfsgeheimen; en
  • Net als alle getroffen maatregelen is monitoren van de effectiviteit nodig om vast te stellen dat de bedrijfsgeheimen adequaat zijn beschermd. De bedrijfsleiding en afdelingsmanagement kunnen op basis van rapportages een inschatting maken in hoeverre het geformuleerd beleid wordt nagekomen.

De uitkomsten van de “inhouse” workshop geeft een indruk van de bedrijfsgeheimen, het belang van de bedrijfsgeheimen van voor de bedrijfsvoering en de mate waarin er medewerkers zich realiseren hoe om te gaan met bedrijfsgeheimen. Als het nodig is een veranderingsproces bedrijfsgeheimen door te gaan is het noodzakelijk dat de medewerkers het voorgestelde proces ondersteunen.

Inhoud

De workshop bestaat uit twee delen:

  1. Het programma bedrijfsgeheimen met achterliggende informatie. Professionals van Duthler Associates houden de programma’s in de bedrijfsspecifieke leeromgeving actueel; en
  2. Het voorbereiden, het verzorgen en het bespreken van de uitkomsten van de workshop met de medewerkers, management en de bedrijfsleiding.

Op afroep is het mogelijk dat de workshop bedrijfsspecifiek wordt gemaakt.

In de workshop (een dagdeel) worden de volgende onderwerpen besproken:

  • Het belang van het beschermen van bedrijfsgeheimen, het expliciet maken van impliciete kennis en onder regie delen van bedrijfsgeheimen;
  • Het formuleren van beleid bedrijfsgeheimen en het inventariseren en documenteren van bedrijfsgeheimen. Het bespreken van voorbeelden en casussen geeft inzicht in de bedrijfsgeheimen;
  • Het onderkennen van rollen en hun taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden bij de organisatie zelf en bij de partners waarmee wordt samengewerkt;
  • Het belang van het vertrouwensnetwerk bij het organiseren van bedrijfsgeheimen. Het gaat over de inventarisatie, het met partners maken van afspraken en verantwoording afleggen over het nakomen van verplichtingen;
  • Het belang van bewustwordings- en trainingsprogramma’s bedrijfsgeheimen voor het stimuleren van het gewenste gedrag; en
  • Contouren van de waardeproposities van het toepassen van het organiseren van bedrijfsgeheimen.

Als het gaat om een “inhouse” workshop geeft het bedrijf aan wie de deelnemers zijn aan de workshop. Duthler Academy organiseert periodiek workshops en tracht het aantal deelnemers beperkt te houden omdat uit de interactie de verandercapaciteit en de waardepropositie is af te lezen.

Investering

Het heeft de voorkeur dat een bedrijfsorganisatie de workshop “inhouse” doorlopen. Speciale aandacht is er voor medewerkers met impliciete kennis over bedrijfsgeheimen. Het gaat er om dat het management en de medewerkers een gezamenlijk beeld ontwikkelen over de noodzaak en het effectief organiseren van bedrijfsgeheimen.

Een afdelingsteam of een bedrijfsorganisatie heeft verandercapaciteit nodig om effectief het beschermen van bedrijfsgeheimen te organiseren. Soms gaat de discussie over de waardepropositie en wensen de medewerkers inzicht in de verwachte “extra” werkzaamheden. De professionals die de workshops verzorgen beschikken over voldoende ervaring om adequaat in te spelen op de interactie.

In de periodiek georganiseerde workshops kan minder goed ingespeeld worden op eigen bedrijfssituaties. In de voorbereiding kunnen de deelnemers casussituaties aanleveren die in de workshop behandeld worden. Het aantal deelnemers aan deze workshops is beperkt.

Wat zijn de kenmerken:

  • Doelgroep: management en medewerkers;
  • Doel: organiseren van verandercapaciteit voor het effectief en succesvol implementeren en beheren van het beschermen van bedrijfsgeheimen;
  • Voorbereiding: de professional verkent de groep van deelnemers, verzoekt om casusbeschrijvingen, verzorgt en beheert een programma in de bedrijfsspecifieke leeromgeving;
  • Toetsvragen aan medewerkers: ja;
  • Rapportage: verslag van bevindingen met een advies voor de vervolgstappen organiseren van het organiseren van bedrijfsactiviteiten; en
  • Financiering: voor bedrijven vrijgesteld van BTW kan Duthler Academy het programma tegen een 0% BTW-percentage leveren en er zijn subsidiemogelijkheden.

Een “inhouse” workshop inclusief intake, de voorbereidingen en het verzorgen van de workshop €1.499 excl. btw.

Aanmelden

Heeft u vragen over het organiseren, implementeren of uitbouwen van dit trainingsprogramma? Neem gerust contact met ons op.