Als u gebruik maakt van onze diensten dan heeft u de beschikking over een bedrijfsspecifieke leeromgeving met het trainingsprogramma kennismanagement en de cursus ‘organiseren van kennis’. In de cursus en het daaropvolgende webinar ‘kennismanagement’ bespreken wij de volgende vragen: Waarom heeft een organisatie kennismanagement nodig? Is het essentieel voor het borgen van de bedrijfscontinuïteit? Hoe te organiseren en wat zijn de aandachtspunten voor de instandhouding van kennismanagement? Hoe houd ik de kosten van kennismanagement binnen de perken?
Iedereen begrijpt dat het bijhouden en uitbreiden van kennis leidt tot beter functioneren. Toch blijkt het lastig te zijn om kennis op te bouwen voor uzelf, de afdeling en het bedrijf. Wij willen u graag laten zien dat u uw kennismanagement, in dienst van het organiseren van bedrijfsactiviteiten, praktisch, doeltreffend en tegen bescheiden kosten kunt organiseren.
Wij stellen deze cursus kosteloos open voor gebruikers van de leeromgeving. Regelmatig organiseten wij webinars waarbij de docenten achtergronden behandelen van het organiseren van kennis. De cursus wordt gebruikt in verschillende programma’s.
Doelgroep
(Bedrijfs)kennis zit in de hoofden van de medewerkers en management van het bedrijf. De bedrijfsvoering is effectief als er een cultuur is van vertrouwen waarbinnen het team van medewerkers kun impliciete kennis expliciet willen maken en delen en wensen samen te werken. Dit model van kennisdelen staat steeds meer onder druk omdat:
– Medewerkers frequent van werkgever veranderen;
– Er een steeds groeiende groep van ZZP’ers is die op projectbasis klussen klaren;
– Bedrijven steeds meer uitbesteden aan leveranciers. Denk aan ondersteunende IT-systemen die bedrijven afnemen van cloud-leveranciers; en
– Bedrijfsgeheimen niet langer bij het bedrijf blijven, maar als gevolg van frequente personele wisselingen weglekken.
De bedrijfsleiding en het management hebben steeds meer te maken met “black knowledge boxen”. Het overzicht en inzicht in samenhang tussen bedrijfsprocessen onderling en met bedrijfsactiviteiten neemt af; het kennismanagement is impliciet en de bedrijfsvoering is afhankelijk van tijdelijke externe medewerkers en leveranciers. Deze groeiende afhankelijkheid bedreigt de bedrijfscontinuïteit en kan leiden tot buitensporige kosten.
Deze cursus is gericht op de bedrijfsleiding, het afdelingsmanagement en de opleidingsmanager die kennismanagement organiseren ten behoeve van het realiseren van bedrijfs- en afdelingsdoelen. De cursus is ook bedoeld voor de medewerkers die kennis willen opdoen voor het verstevigen van hun positie in het bedrijf en daarbuiten. De afdelingstrainingscoördinatoren maken kennis met een methode om kennis praktisch en effectief te organiseren.
Doelstellingen
Bedrijfskennis is essentieel voor het aansturen van bedrijfsprocessen waarmee de bedrijfsactiviteiten effectief zijn georganiseerd. Wij kunnen ook zeggen dat als de bedrijfskennis uit het bedrijf wegvloeit de continuïteit van de bedrijfsvoering in gevaar komt. Het expliciet maken van kennis moet omzichtig plaatsvinden.
De opleidingsmanager ontwikkelt in opdracht van de bedrijfsleiding en in samenwerking met het management een aanpak of beleid voor kennismanagement. Er zijn veel aanleidingen denkbaar die kennismanagement nodig maken. Een paar voorbeelden:
– Geconstateerde knelpunten in de organisatie kunnen opgelost worden met het opbouwen van kennis bij het management en de medewerkers;
– Het succesvol afwerken van veranderingsprocessen verloopt beter met toegepaste kennis;
– Voldoen aan wettelijke en contractuele verplichtingen vraagt om kennisopbouw en kennismanagement bij het management en de medewerkers; en
– Het beheren, en het gedoceerd en gecontroleerd toepassen van bedrijfskennis zorgt ervoor dat deze kennis zo lang als mogelijk in dienst staat van de bedrijfsontwikkeling en -continuïteit.
In de kern draait het om de vraag: ‘hoe weten wij de kennis te ontsluiten en te beheren en vervolgens in te zetten voor het behouden van de bedrijfscontinuïteit?’ Met behulp van het programma kennismanagement leveren wij de kennis voor kennismanagement aan.
Bedrijfsspecifiek maken
Na het volgen van deze cursus ontstaat bij de leiding, het management en de medewerkers van een bedrijf of instelling het gevoel dat het mogelijk is kennismanagement voor de eigen organisatie op te bouwen. Er is een overzichtelijke aanpak, er is ondersteunende IT en er is professionele ondersteuning. Bovendien is het expliciet maken van impliciete kennis erg aantrekkelijk.
Trainingscoördinatoren starten samen met interne en externe medewerkers met het inventariseren van waardevolle impliciete (bedrijfs)kennis en maken deze vervolgens expliciet in cursussen. Het is een belangrijke stap naar het organiseren van kennismanagement.
Logistiek
De leeromgeving faciliteert de logistiek van leren waarin medewerkers hun persoonlijke leeromgeving managen. Er is meer. Medewerkers zijn gekoppeld aan (afdelings)rollen met taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden. Een programma/ leerplan is verbonden met een rol en is daarom beschikbaar in de persoonlijke leeromgeving van een medewerker.
Een bedrijf kan programma’s afnemen of zelf programma’s ontwikkelen.
De opleidingsmanager organiseert en beheert het kennismanagement en heeft de beheerrechten op de leeromgeving. De opleidingsmanager wijst in overleg met het afdelingsmanagement de rol van trainingscoördinator toe aan medewerkers. De trainingscoördinator ontwikkelt en beheert – eventueel in samenwerking met onderwijskundigen – bewustwordings- en kennisprogramma’s. De trainingscoördinator begeleidt (veranderings)projecten met behulp van bewustwordings- en trainingsprogramma’s.
Met behulp van de leeromgeving beschikken bedrijven en instellingen over de randvoorwaarden om kennismanagement te organiseren. Met behulp van het programma kennismanagement leveren wij de kennis voor kennismanagement aan.
Bij het organiseren van kennismanagement toetst het bedrijf het kennisniveau van de medewerkers. De toetsgegevens zijn (bijzondere) persoonsgegevens en mogen slechts met toestemming van de medewerker verwerkt worden. Het bedrijf of de instelling moet voldoen aan de verplichtingen van het beschermen van persoonsgegevens zoals in de Europese Algemene Verordening gegevensverwerking (AVG) wordt bedoeld. Wij faciliteren hierin met de volgende maatregelen:
– In de leeromgeving bestaat de rol van functionaris voor gegevensbescherming (FG) en informatiebeveiliger. De opleidingsmanager wijst de rollen met de taken toe aan medewerkers;
– In de leeromgeving hebben wij het programma beschermen van persoonsgegevens voorbereid; en
– Wij verantwoorden ons met het een Accountabilty Seal aan het maatschappelijk verkeer.
De ervaring leert dat medewerkers van bedrijven en instellingen die belast zijn met het organiseren van kennismanagement het prettig vinden op afroep bepaalde stappen te overleggen. Wij zijn graag bereid te adviseren of werkzaamheden op te pakken.
Bewustwordings- en trainingsprogramma’s
Programma’s bestaan uit categorieën van cursussen. De bewustwordingsprogramma’s zijn het meest kritisch omdat de trainingscoördinator de interne en externe medewerkers met impliciete kennis moet overtuigen hun kennis expliciet te maken en vast te leggen (in onder meer een trainingsprogramma). Het bewustwordingsprogramma kennismanagement bestaat uit de volgende 8 categorieën van cursussen.
1. Onderkennen van de aanleiding voor het (verder) organiseren van kennismanagement. De volgende aandachtspunten komen aan bod:
– Waarom kennis expliciet maken met als doel kennis opbouwen, beheren en toepassen bij medewerkers en studenten?
– Het bij medewerkers wegnemen van onduidelijkheden bij het aansturen van bedrijfsprocessen waardoor de samenwerking tussen medewerkers beter verloopt.
– Inspelen op veranderende en nieuwe wetgeving en jurisprudentie met een impact op de bedrijfsactiviteiten.
– Het ondersteunen van veranderingsprocessen met behulp van bewustwordings- en kennisprogramma’s.
– Het aantasten van de concurrentiepositie als gevolg van bijvoorbeeld marktontwikkelingen of het verloren gaan van bedrijfsgeheimen.
– Het hoofd bieden aan concurrentie door steeds effectievere en kostenefficiëntere ondersteunende IT-systemen toe te passen.
2. De bedrijfsleiding en het management ontvangen van medewerkers signalen over ‘hoe het beter kan’ en bronnen geven aan wat bedrijven en scholen te wachten staan. Het is praktisch de signalen te bundelen en uit te werken in User Stories. Een User Story is een korte eenvoudige beschrijving van een behoefte van een medewerker of student. Een User Story maakt duidelijk wat een medewerker of student wil of nodig heeft en waarom hij dat wil of nodig heeft. De User Stories zijn een middel de opgevangen signalen te spiegelen en programma’s op te bouwen.
3. De medewerkers en studenten leggen relaties tussen de User Stories en een aantal praktische programma’s met leerpaden en cursussen.
4. Na het opbouwen van bewustwordings- en kennistrainingen, die door cursussen ondersteund worden, implementeren de studenten een programma. Het gaat hierbij om het formuleren van de ambities, de implementatie-aanpak en implementatie.
5. In de kern gaat het over overtuigen en enthousiast maken van medewerkers om veranderingen in processen door te voeren of van studenten om kennis op te doen voor het realiseren van hun ambities. Het enthousiasme leidt bij de medewerkers en studenten tot een vraag naar trainingsprogramma’s waarmee succesvol veranderingen worden doorgevoerd en extra inspanningen, tijd en geld worden vermeden.
6. Succesvolle implementaties vragen om adequaat beheer en onderhoud. De professional en docent passen de programma’s aan op de actuele situaties met als doel de beoogde resultaten waar te namen.
7. Uitleg en operationaliseren van de Wet bescherming bedrijfsgeheimen en uitleg van de impact van de AVG op het organiseren van kennismanagement.
8. Het gebruiken van de bedrijfs- en persoonsspecifieke leeromgeving en het gebruiken van managementinformatie.
Een bedrijf zal enkele medewerkers vragen kennis over kennismanagement op te doen. Het is mogelijk deze module zelf door te nemen of een programma in de vorm van een in-house training af te nemen.
In de leeromgeving brengt de bedrijfsleiding de functionele organisatiestructuur met afdelingen en rollen in (wij hebben veelvoorkomende rollen voor het organiseren van kennismanagement uitgewerkt en opgenomen in de leeromgeving). Vervolgens neemt het bedrijf – al dan niet geautomatiseerd – de medewerkers op in de leeromgeving en koppelt hen aan de rollen. Hiermee is de logistiek van het kennismanagement gereed voor gebruik.
Docenten
De docenten hebben jarenlange ervaring met kennismanagement en het overdragen van kennis aan medewerkers en studenten. De docenten ervaren dagelijks dat het ontberen van kennis bij management en staf leidt tot de bedreiging van de bedrijfscontinuïteit.
Introductie van de samenstellers van de cursus en eerste docenten:
– André J. Biesheuvel RE RA RFG; en
– mr. dr. Anne-Wil Duthler
