Een bedrijf of school kan binnen een korte tijd een omvangrijke verzameling van categorieën van cursussen en bewustwordings- en trainingsprogramma’s opbouwen. Wijzigingen in de bedrijfsactiviteiten en veranderingen in de bedrijfsprocessen als gevolg van bijvoorbeeld betere IT-systemen leiden tot aanpassingen in of uitbreiding van de cursussen. Nieuwe doelgroepen/ rollen hebben nieuwe leerpaden nodig met dezelfde impact: groei van het aantal categorieën van cursussen en bewustwordings- en trainingsprogramma’s. De opleidingsmanager zal aan de onderwijskundige vragen om in samenwerking met de trainingscoördinatoren de bibliotheek met categorieën van cursussen en bewustwordings- en trainingsprogramma’s te beheren.
De trainingscoördinator vraagt aan de medewerkers en studenten een evaluatie van de effectiviteit van het volgen van een cursus. Er zullen programma’s zijn met een hoge impact op het kennisniveau van medewerkers en studenten en er zullen programma’s zijn waarbij de beoogde impact achterblijft. Regelmatig bespreken de onderwijskundige en de trainingscoördinator de evaluaties en stellen aan de opleidingsmanager aanpassingen voor.
Nodige aanpassingen kunnen ook betrekking hebben op de logistiek van leren. Hebben de programma’s tot doel een aantoonbaar kennisniveau op te bouwen om in staat te zijn compliant te zijn met wettelijke en contractuele verplichtingen, dan moet de interne controle en compliance informatie over het kennisniveau van het bedrijf of afdelingen samengesteld worden en aan compliance systemen worden aangeboden.
Doelgroep
De opleidingsmanager bereidt het kennisplan voor en zorgt, in samenwerking met de onderwijskundige en het afdelingsmanagement, voor de realisatie. Het afdelingsmanagement wijst een trainingscoördinator aan die projectmatig het beoogde kennismanagement uitvoert: ontwikkelen, beheren en toepassen van bewustwordings- en trainingsprogramma’s.
Het is een uitdaging voor de trainingscoördinator om een project succesvol uit te voeren. Gaat het om het overdragen van feitelijke kennis (lagere orde van denken) aan medewerkers dan kan een e-learning cursus volstaan. Het is echter een uitdaging om kennis van medewerkers expliciet te maken en deze kennis vervolgens te gebruiken om het kennisniveau van andere medewerkers op het gewenste niveau te brengen (hogere orde van denken).
Het expliciet maken van kennis in teksten en metaforen, en deze kennis vervolgens vastleggen in cursussen en leerpaden kan van de trainingscoördinator en betrokken medewerkers veel inspanning vragen. Het beheren van de cursussen bij het uittesten van de cursussen, het analyseren van de terugkoppelingen van test-cursisten en het beheren van de cursussen kan ook veel inspanning vragen.
Uiteindelijk bespreken de afdelingsmanagers, in samenwerking met de opleidingsmanager en onderwijskundige, met de medewerkers hun leerdoelen en stellen vervolgens vast in hoeverre het programma erin slaagt de doelen te bereiken.
Het beheren van de cursussen en de programma’s verzorgt het afdelingsmanagement in samenwerking met de trainingscoördinatoren die verantwoordelijk zijn voor het slagen van het toepassen van de programma’s.
De benoemde rollen wekken de suggestie dat slechts bedrijven met bepaalde bedrijfsomvang hun cursussen kunnen beheren. Niets is minder waar. Bedrijven met een bescheiden bedrijfsomvang gebruiken de leeromgeving en beheren hun cursussen, leerpaden en bewustwordings- en trainingsprogramma’s, zie vasthouden en doorgeven van kennis.
Doelstellingen
Bij het opbouwen van bedrijfsspecifieke bewustwordings- en trainingsprogramma’s maakt de bedrijfsleiding gebruik van de categorieën van cursussen van Duthler Academy (generiek) en de eigen categorieën (specifiek) van cursussen.
Wij weten van de cursus ‘organiseren van kennis’, dat de bedrijfsleiding de scope en reikwijdte van kennismanagement bepaalt. Strekt de ambitie zich uit over het faciliteren van veranderingsprocessen en het toepassen van strategische kennisgebieden dan is het zelf beheren van categorieën van cursussen en bewustwordings- en trainingsprogramma’s nodig.
Een gebruikelijke indeling van strategische en niet strategische kennisgebieden maakt het organiseren van kennismanagement praktisch hanteerbaar.
– Strategische kennisgebieden betreffen veelal het exploiteren bedrijfsgeheimen. De bedrijfsgeheimen wenst het bedrijf te benutten en niet te verliezen omdat het direct gevolgen kan hebben voor de bedrijfscontinuïteit. Er is een noodzaak om het ontwikkelen en beheren van cursussen en trainingsprogramma’s zelf ter hand te nemen; en
– Niet strategische kennisgebieden hebben veelal te maken met compliant zijn met wettelijke en contractuele verplichtingen. Non-compliance kan leiden tot ingrijpen van toezichthouders waarbij de bedrijfscontinuïteit wordt bedreigd. Er is veelal geen noodzaak om in eigen beheer kennisprogramma’s te beheren omdat compliant zijn met een algemeen geaccepteerde kennisstandaard meer zekerheid geeft op het voorkomen van ingrijpen door toezichthouders. Het aankopen van generieke trainingsprogramma’s ligt voor de hand.
Organisatie van het ontwerp en beheer
De leeromgeving ondersteunt de processen of de logistiek van het kennismanagement. Dit geldt ook voor het ontwikkelen en beheren van cursussen en programma’s. De opleidingsmanager stuurt het kennismanagement aan en maakt gebruik van rollen zoals redacteur, docent en afdelingstrainingscoördinator. De coördinator koppelt in overleg met de opleidingsmanager medewerkers aan rollen. Hierdoor ontstaat een (virtuele) beheerorganisatie. Het trainingsprogramma gaat in op een aantal scenario’s:
– Het management is verantwoordelijk voor het toepassen van bedrijfsgeheimen in productieprocessen waarbij de vertrouwelijkheid van de geheimen wordt geborgd. Het doseren van bedrijfsgeheimen vraagt een zorgvuldige en gestructureerde planning, uitvoering, beheer en interne controle. Wat zijn de voorbereidingen en van welke beheersmaatregelen maken wij gebruik.
– De bedrijfsleiding en het management wensen processen aan te passen omdat daarmee de bedrijfsactiviteiten beter georganiseerd zijn. Het management en de medewerkers zullen dergelijke veranderingen omarmen als zij – vanuit hun perspectief – ook voordelen ondervinden. Tijdens de voorbereidingen is het bewustwordingsprogramma nodig dat gericht is aan het management en de medewerkers en op het uitleggen van de voordelen van veranderen. Pas als de medewerkers de voordelen toereikend vinden zullen zij vragen om aanvullende trainingen met als doel de implementatie van de veranderingen in bedrijfsprocessen succesvol door te voeren.
– Het management en de medewerkers gaan en komen. Het beheer van de bewustwordings- en kennisprogramma’s moet zorgen voor een kritische kenniscapaciteit.
In de bedrijfsvoering zijn de genoemde scenario’s aan de orde van de dag. Het vraagt permanente aandacht van de bedrijfsleiding en het management. Medewerkers kennen de bedrijfssituatie en zullen kritisch zijn of de programma’s actueel zijn, de juiste verbeterpunten aangeven en uitvoerbare veranderingen (naast het gewone werk) beschrijven.
In dit programma bespreken wij het beheer vanuit verschillende perspectieven.
Onderwerpen en beheren
Een bedrijf of instelling houdt met het beheren van trainingsprogramma’s haar kennismanagement in stand. Wij onderkennen de volgende 3 onderwerpen in de programma’s:
(1) Meten van de effectiviteit van kennismanagement. Periodiek maakt de opleidingsmanager een analyse van de resultaten van kennismanagement en de inspanningen, van met name werknemers en management, voor het opbouwen van kennis.
(2) Het beheren van categorieën van cursussen moeten wij zien in de context van programma’s.
(3) Het beheren van de logistiek waarmee de opleidingsmanager en trainingscoördinators fijnmazig de juiste kennis op de juiste plek legt.
Docenten
De docenten hebben jarenlange ervaring met kennismanagement en het overdragen van kennis aan medewerkers en studenten. De docenten ervaren dagelijks dat het ontberen van kennis bij management en staf leidt tot de aantasting van de bedrijfscontinuïteit.
Introductie van de samenstellers van de cursus en eerste docenten:
– Drs. André J. Biesheuvel RE RA RFG; en
– Mr. dr. Anne-Wil Duthler
